Propojíme HubSpot s vaším ERP, telefonií, fakturací i dalšími systémy, aby se data přenášela sama a váš tým je přestal přepisovat ručně. A tam, kde standardní funkce HubSpotu nestačí, vyvineme vlastní aplikace, skripty a rozšíření rozhraní na míru vašim procesům.
HubSpot Partner od roku 2018
HubSpot je zřídka jediný systém ve firmě. Vedle něj běží ERP, fakturace, telefonie nebo e-shop a každý z nich drží kus pravdy o zákazníkovi. Dokud spolu tyto systémy nemluví, přenáší data lidé. Ručně, po večerech a s chybami, které se najdou až u zákazníka.
Obchodník uzavře obchod v HubSpotu a objednávku pak přepisuje do ERP. Účetní hledá, ke kterému zákazníkovi patří platba. Každý přepis je čas navíc a příležitost k chybě, která se dál šíří oběma systémy.
Stejný zákazník existuje v CRM i v ERP, ale každý záznam říká něco jiného: jiná adresa, jiný kontakt, jiný stav. Tým přestane věřit datům a rozhoduje se podle toho, kdo má zrovna otevřený „ten správný“ systém.
Řada firem už si integrací prošla: skript od bývalého dodavatele, který nikdo neumí upravit, nebo projekt, který se protáhl a překročil rozpočet. Výsledkem je obava pustit se do dalšího propojování, i když firma ručními přenosy prokazatelně ztrácí čas i peníze.
Někdy nejde o propojení, ale o proces, který HubSpot v základu neumí: specifický výpočet ceny, schvalování nebo pohled na data, který obchodník potřebuje přímo v CRM. Tým pak nástroj obchází tabulkami, místo aby mu systém sloužil.
Systémy ve firmě rostly každý zvlášť a nikdo je nenavrhoval jako celek. Ruční přenosy mezi nimi nejsou proces, ale provizorium: fungují, dokud se nikdo nesplete a nikdo neodejde. Integrace z nich dělá jeden souvislý datový tok, který nestojí na disciplíně jednotlivců.
Firma si nechá integraci s ERP „rychle naskriptovat“. Skript běží na serveru, o kterém ví jeden člověk, bez monitoringu a bez dokumentace.
Po aktualizaci API začne část záznamů tiše zapadat. Nikdo si ničeho nevšimne, dokud účetní o měsíc později nezjistí, že desítky objednávek nemají v ERP protějšek.
Následují ruční dohledávání, oprava dat a nakonec přepsání celé integrace znovu. Podruhé už s dokumentací, kterou měl projekt mít od začátku.
Nic z toho není nutné. Složitost integrace se dá určit předem a projekt řídit tak, aby žádné tiché selhání nenastalo.
Nejjednodušší propojení nepotřebují vývojáře. Pro scénáře typu „když se stane A, udělej B“ stavíme automatizace v Make.com, platformě s českými kořeny, kterou váš tým po zaškolení zvládne upravovat sám.
Navrhneme a nastavíme scénář, namapujeme pole, otestujeme okrajové případy a tým zaškolíme, aby si scénář uměl upravit bez nás.
Pro stovky běžných nástrojů už ověřený konektor existuje. V takovém případě nevyvíjíme, ale konfigurujeme: vybereme správný konektor, namapujeme pole a synchronizaci důkladně otestujeme.
I hotový konektor má svá nastavení a limity. Zajistíme, aby synchronizace odpovídala vašim procesům, ne výchozímu nastavení výrobce.
ERP systémy a interní aplikace hotový konektor většinou nemají. Pokud má systém dokumentované API, navrhneme datový model, naprogramujeme integraci nad HubSpot API a postaráme se o ošetření chyb i monitoring.
Analýza API dokumentace, návrh mapování, vývoj, testování na vzorku dat a předání s dokumentací. Typicky ERP systémy jako Helios, Pohoda, Money nebo Microsoft Dynamics a vlastní firemní aplikace.
Starší interní systémy a specializovaný odvětvový software často dokumentaci nemají, nebo je drží třetí strana. Takové projekty začínáme průzkumem: nejdřív zjistíme, co API skutečně umí, a teprve pak se zavážeme k rozsahu.
Prozkoumáme rozhraní systému, zkoordinujeme přístup s jeho dodavatelem a do plánu započítáme větší prostor na testování. Omezení systému řešíme návrhem, ne improvizací v ostrém provozu.
Nejrozsáhlejší disciplína: HubSpot, ERP a fakturace či datový sklad v jednom řízeném toku, často s middleware vrstvou a vlastní business logikou. Tady rozhoduje architektura, proto tyto projekty vždy začínají důkladnou discovery fází.
Navrhneme tok dat: který systém je pro které údaje závazný, v jakém pořadí se změny propisují a jak se hlídají výjimky. Součástí jsou end-to-end testování, monitoring s upozorněními a kompletní dokumentace.
HubSpot je i vývojářská platforma. Když standardní funkce nestačí, nemusíte z něj odcházet: postavíme vám vlastní aplikaci, naprogramovanou automatizaci nebo rozšíření, které chybějící funkci doplní přímo do systému.
Vlastní workflow akce, naprogramovaná logika pro výpočty a schvalování, aplikace nad HubSpot API. Vše navržené tak, aby přežilo aktualizace platformy a dalo se dlouhodobě udržovat.
Obchodník nemusí přepínat do jiného systému: data z ERP, stav zakázky nebo vlastní kalkulačku mu zobrazíme jako komponentu přímo na kartě kontaktu či obchodu v HubSpotu.
Nejjednodušší propojení nepotřebují vývojáře. Pro scénáře typu „když se stane A, udělej B“ stavíme automatizace v Make.com, platformě s českými kořeny, kterou váš tým po zaškolení zvládne upravovat sám.
Navrhneme a nastavíme scénář, namapujeme pole, otestujeme okrajové případy a tým zaškolíme, aby si scénář uměl upravit bez nás.
Pro stovky běžných nástrojů už ověřený konektor existuje. V takovém případě nevyvíjíme, ale konfigurujeme: vybereme správný konektor, namapujeme pole a synchronizaci důkladně otestujeme.
I hotový konektor má svá nastavení a limity. Zajistíme, aby synchronizace odpovídala vašim procesům, ne výchozímu nastavení výrobce.
ERP systémy a interní aplikace hotový konektor většinou nemají. Pokud má systém dokumentované API, navrhneme datový model, naprogramujeme integraci nad HubSpot API a postaráme se o ošetření chyb i monitoring.
Analýza API dokumentace, návrh mapování, vývoj, testování na vzorku dat a předání s dokumentací. Typicky ERP systémy jako Helios, Pohoda, Money nebo Microsoft Dynamics a vlastní firemní aplikace.
Starší interní systémy a specializovaný odvětvový software často dokumentaci nemají, nebo je drží třetí strana. Takové projekty začínáme průzkumem: nejdřív zjistíme, co API skutečně umí, a teprve pak se zavážeme k rozsahu.
Prozkoumáme rozhraní systému, zkoordinujeme přístup s jeho dodavatelem a do plánu započítáme větší prostor na testování. Omezení systému řešíme návrhem, ne improvizací v ostrém provozu.
Nejrozsáhlejší disciplína: HubSpot, ERP a fakturace či datový sklad v jednom řízeném toku, často s middleware vrstvou a vlastní business logikou. Tady rozhoduje architektura, proto tyto projekty vždy začínají důkladnou discovery fází.
Navrhneme tok dat: který systém je pro které údaje závazný, v jakém pořadí se změny propisují a jak se hlídají výjimky. Součástí jsou end-to-end testování, monitoring s upozorněními a kompletní dokumentace.
HubSpot je i vývojářská platforma. Když standardní funkce nestačí, nemusíte z něj odcházet: postavíme vám vlastní aplikaci, naprogramovanou automatizaci nebo rozšíření, které chybějící funkci doplní přímo do systému.
Vlastní workflow akce, naprogramovaná logika pro výpočty a schvalování, aplikace nad HubSpot API. Vše navržené tak, aby přežilo aktualizace platformy a dalo se dlouhodobě udržovat.
Obchodník nemusí přepínat do jiného systému: data z ERP, stav zakázky nebo vlastní kalkulačku mu zobrazíme jako komponentu přímo na kartě kontaktu či obchodu v HubSpotu.
Každý integrační projekt začíná krátkým zmapováním: jaké systémy propojujete, jaká data a jakým směrem. Podle složitosti pak dostanete orientační rozsah a tři možné cesty. U menších propojení můžeme jít rovnou do realizace. U složitějších doporučíme rychlou discovery, která ověří klíčové předpoklady. A u rozsáhlých projektů důkladnou discovery, která celé řešení navrhne do detailu. Discovery je placená fáze: je to skutečná analytická práce a jejím výstupem je specifikace, kterou můžete použít i nezávisle na nás. Vývoj a integrace jsou jednou z disciplín naší implementační praxe.
Integraci neodhadujeme od stolu. Nejdřív ověříme API a data, pak se zavážeme k rozsahu a ceně.
Krátký rozhovor o systémech, datech a objemech. Projekt zařadíme podle složitosti, od no-code scénáře po multi-system orchestraci, a řekneme vám, jaká cesta k pevné ceně dává smysl.
U složitějších projektů ověříme API dokumentaci, datový model a okrajové případy. Výstupem je specifikace integrace a pevná cena za jasně vymezený rozsah. Žádné předpoklady, které se ukážou až ve vývoji.
Integraci stavíme podle schválené specifikace, včetně ošetření chyb a výjimek. Před spuštěním na ostrá data všechno ověříme na testovacím vzorku, abyste o kvalitě přenosu nemuseli spekulovat.
Nasazení s monitoringem a upozorněními na chyby, dokumentace a zaškolení. Domluvíme, kdo integraci dlouhodobě hlídá: váš tým podle dokumentace, nebo my v rámci průběžné správy portálu.
Integrace není cíl sama o sobě. Cílem je, aby data tekla mezi systémy sama a bez ručního přepisování od první poptávky po fakturu, ve kterém obchod, marketing i účetnictví pracují se stejnou pravdou o zákazníkovi.
Objednávky, produkty a fakturační stav zákazníka putují mezi CRM a ERP samy. Obchodník vidí, co se u zákazníka fakturuje, aniž by opustil HubSpot. Typicky Helios, Pohoda, Money či Microsoft Dynamics.
Hovory z ústředny, například Daktely, se zapisují ke kontaktům automaticky. Obchod i zákaznická péče vidí celou historii komunikace na jednom místě, včetně nahrávek a výsledků hovorů.
Nabídka, elektronický podpis přes PandaDoc či DocuSign a platba přes Stripe proběhnou z jednoho záznamu obchodu. Stav dokumentu i platby se propisuje zpět do CRM.
Objednávky a zákaznická data z e-shopu, například Shopify nebo WooCommerce, slouží marketingu k segmentaci a zákaznické péči jako kontext. Bez ručních exportů.
propojujete HubSpot s ERP nebo interním systémem, pro který hotový konektor neexistuje
přenášená data mají vlastní logiku: složené ceníky, schvalování, vazby na zakázky
potřebujete trvalou synchronizaci s monitoringem a hlídáním chyb, ne jednorázový přenos
propojujete tři a více systémů do jednoho řízeného datového toku
narážíte na hranice standardních funkcí HubSpotu a potřebujete vlastní aplikaci, skript nebo rozšíření rozhraní
pro váš systém existuje ověřený konektor v HubSpot Marketplace a jeho standardní možnosti vám stačí - nasadíme ho a správně nastavíme
jde o jednoduché propojení typu notifikace nebo zápis do tabulky - vyřeší ho Make.com scénář
potřebujete jednorázový přenos dat ze starého CRM - to je migrace, ne integrace
s HubSpotem teprve začínáte a řešíte základní nastavení - začněte HubSpot onboardingem, integrace na něj může navázat
Kolik systémů se má propojit a kterým směrem se mají data přenášet?
Má systém dokumentované API, nebo ho drží třetí strana?
Jak často se data mění a co se stane, když se přenos na den zastaví?
Podle složitosti. No-code scénář v Make.com je hotový během dnů, nasazení standardního konektoru v týdnech. Custom integrace trvají typicky několik týdnů až nižší jednotky měsíců, multi-system projekty déle.
Konkrétní harmonogram dostanete po zmapování, u složitějších projektů po discovery fázi.
Cena závisí na složitosti: jestli existuje hotový konektor, jak kvalitní je API a kolik systémů se propojuje. Proto ji neurčujeme od stolu. Po krátkém zmapování dostanete orientační rozsah a po discovery pevnou cenu za jasně vymezený rozsah.
Discovery je skutečná analytická práce: ověříme API dokumentaci, datový model, objemy a okrajové případy, které rozhodují o pracnosti. Výstupem je specifikace integrace, podle které se dá stavět, i kdybyste se nakonec rozhodli pro jiného dodavatele.
Bez discovery by pevná cena byla jen sázka, na které jedna ze stran prodělá.
I to umíme, jen to vyžaduje jiný postup. Rozhraní systému nejprve prozkoumáme, zkoordinujeme přístup s jeho dodavatelem a do plánu započítáme větší prostor na testování. Právě u těchto projektů má discovery největší hodnotu: promění neznámé riziko v popsaný rozsah.
Každou integraci předáváme s monitoringem, upozorněními na chyby a dokumentací, takže ji dokáže dlouhodobě provozovat i váš tým. Pokud interní kapacitu nemáte, převezmeme dlouhodobý dohled my v rámci průběžné správy portálu.
Vývoj nad HubSpotem jako platformou: vlastní aplikace, naprogramované workflow akce, skripty pro výpočty a schvalování a UI extensions, tedy vlastní karty a komponenty přímo v rozhraní HubSpotu. Hodí se ve chvíli, kdy standardní funkce nestačí, ale odchod z HubSpotu by byl krok zpět.
Make.com aktivně nabízíme a pro jednoduché scénáře je to nejrychlejší cesta. Jeho hranice leží u velkých objemů dat, složité business logiky a propojení, na kterých stojí kritické procesy firmy. Na konzultaci vám upřímně řekneme, do které kategorie váš případ patří, i kdyby to znamenalo menší projekt pro nás.
Začněte bezplatným auditem: ukáže, v jakém stavu je váš portál a kde vám ruční přenosy dat berou nejvíc času. Nebo s námi rovnou proberte konkrétní systém, který chcete napojit.
